På Arkeions höstkonferens den 10 oktober presenterade TAM-Arkiv en två-stegslösning för hela arkiveringsprocessen. I det första steget redogjorde vi för hur vi arbetar med vår interna dokumentationsförvaltning för att skapa en god arkivstruktur, samt hur vi ser på förutsättningarna att automatisera verkställandet av gallringsreglerna. Därefter tog Lars-Erik Hansen vid för att tala om hur vi bereder vägen för arkivbildarna att arkivera sina digitala filer hos oss, oberoende av vilken lösning de använder. Föredraget sammanfattas nedan.
Styrning och automatisering i arkivbildningen
Organisationer inom enskild sektor lyder inte under arkivlagen. Det innebär att det saknas starka incitament för att följa rådande föreskrifter och praxis för arkivhantering. Detta påverkar i sin tur TAM-Arkivs förutsättningar att arbeta proaktivt som normerande eller rådgivande instans, det vill säga se till att arkiven har en god ordning när vi tar emot dem. En pragmatisk grundinställning är nödvändig. Vi ser därför positivt på lösningar som syftar till att sänka tröskeln för enskilda organisationer att skapa en god informationsstyrning. Eftersom Microsoft Office 365 är väl utbrett har det tett sig naturligt att titta på lösningar där. 2021 började vi implementera Microsofts dokumenthanteringssystem SharePoint och tilläggsprogrammet MetaShare, som utvecklas av Ways. Vi såg det som ett tillfälle delsatt förbättra vår interna dokumentationsförvaltning, dels att få en bättre inblick i arkivbildarnas verklighet – en knapp femtedel av våra medlemmar använder nämligen MetaShare.
MetaShare är ett dokumenthanteringssystem som bygger på SharePoint. Systemet är ett gränssnitt som går ut på att göra metadatamärkning obligatorisk och att snäva in vilka termer som får användas när dokument taggas. Tanken är att dokumenten ska klassificeras så tidigt som möjligt i dokumentens livscykel, och att arkivbeskrivningen ska utföras som en naturlig del i verksamhetsprocesserna, snare än att vara något som görs i efterhand.
När ett dokument skapas eller sparas i systemet uppmanas användaren att välja metadatatermer ur listor. Listorna och de termer som ingår har definierats i förväg utifrån organisationens behov. I vårt fall används Process, Dokumenttyp, Klassificering, Personuppgift, Dokumentdatum och Organisation. De två sistnämnda är valbara, övriga är obligatoriska termer. Metadatat som dokumenten får utgör grunden för vår hantering och för den struktur arkivet får.
Dokumenthanteringsplanens beskrivningsnivåer motsvaras alltså av kombinationer av metadatatermer. Till exempel motsvaras handlingstypen Rapport avseende ordnings- och förteckningsuppdrag av en kombination av dokumenttypen Rapport och processen 3.2 Hantera arkivbeståndet. Utmaningen här består dels i att skapa en ”översättning” som gör efterlevnad teoretiskt möjlig – det vill säga, att regelverket och implementeringen står i 1:1-förhållande till varandra – dels i att se till att både planen och dess tillämpning i systemet förankras i verksamheten. Eftersom alla handläggare ska kunna använda systemet är det viktigt att både regelverk och hanteringsanvisningar kommuniceras till samtliga verksamhetsgrenar, och att uppföljning sker kontinuerligt.
Förra sommaren lanserades ett tilläggsprogram till MetaShare. MetaOrbit, som är tänkt att motsvara nästa led i dokumenthanteringen – gallring och arkivläggning. Det är ett program där man lägger in regler för gallring och överföring av dokument till en så kallad arkivyta.
I korta drag fungerar det så, att man lägger in ett villkor för att regeln ska triggas. Villkoret kan vara en metadataterm eller en kombination av flera termer. Därefter väljer man vad som ska hända med dokumentet. Det kan förstöras (gallras, det vill säga flyttas till papperskorgen) eller flyttas till en annan arbetsyta. Om dokumentet ska flyttas skriver man in länken till målytan. Efter det ges regeln en prioriteringsgrad i form av ett heltal. Det finns möjlighet att lägga in en beskrivning, lämpligen en referens till berörd handlingstyp. Regeln kan slutligen sparas som utkast eller publiceras. När regeln väl publicerats kan den inte ändras eller tas bort – den måste bevaras för att en åtgärd ska kunna härledas till den regel som triggades. Däremot kan den inaktiveras.
Automatisering är ett lockande mål för en arkivbildare som hanterar stora informationsmängder. Det ställer emellertid högre krav på styrningen än vad enbart återsökningsbehovet gör.
En systemoberoende digital depå
När TAM-Arkiv tar emot digitala leveranser i större skala, finns det inga krav på hur materialet ska vara organiserat innan det skickas. Självklart föredrar TAM-Arkiv att dokumentationen från medlemmar är så strukturerad som möjligt och att MetaShare Orbit är en bättre väg mot långtidsarkivering än utan ett systematiskt arbete med metadata.
Om en organisation behöver hjälp oavsett dokumentationens status hos arkivbildaren, kan TAM-Arkiv på ett eller annat sätt ordna och bevara materialet i efterhand. Orsaken till det relativt flexibla vägvalet är att få igång arkiveringen av filer som producerats hos de 47 organisationer inom det s.k. tjänstemannaområdet som skickar sina arkiv till TAM-Arkiv. Sedan 1980-talet har dessa organisationen producerat digital fildokumentation som vuxit med tiden. Filerna ligger i mappar som kan ses som relativt ostrukturerade.
TAM-Arkiv ger arkivbildarna två sätt att leverera material till TAM-Arkiv. Det ena är filöverföring via s.k. FTP-program för att ansluta till TAM-Arkivs server. Servern har säkerhetsskydd (TLS) för att garantera trygg överföring. Det andra sättet är att skicka en databärare. Arkivbildaren kan således använda en extern enhet, som till exempel en USB-sticka eller hårddisk, för att leverera materialet. Enheten behöver bara kunna rymma materialet, och ingen särskild förberedelse för långtidslagring krävs.
Vad händer därefter med det digitala materialet som tagits emot? TAM-Arkiv börjar bearbeta leveransen. Den följer flera steg som börjar med att materialet sätts i karantän för att säkerställa att det är fritt från skadlig kod innan det behandlas vidare. Efter karantänen kopieras materialet över till en arbetsmiljö där bearbetningen fortsätter.
Det tredje steget i processen innebär att TAM-Arkiv kontrollerar filernas integritet genom att tillämpa kontrollsummor på varje fil. Detta hjälper även till för att upptäcka fel i materialet som tillkommit över tid. Om något filformat är föråldrat eller snart blir det, konverteras det till ett format som är bättre anpassat för långtidslagring.
Frågan om metadata för relativt ostrukturerade filer är speciell. Det finns ofta få metadata. För att underlätta bevarandet utan att följa etablerade standarder för bevarandemetadata som premis extraherar TAM-Arkiv filerna på så mycket tekniska och informativ information som är möjligt. Tekniska metadata kan till exempel vara filstorlek, version och upplösning, medan informativa metadata kan innehålla titel, författare eller nyckelord som beskriver innehållet.
När alla steg i bevarandeprocessen är genomförda sammanställer TAM-Arkiv en rapport som innehåller statistisk information om leveransen, som antal filer, filformat och rekommendationer för vidare åtgärder. Den skickas till arkivbildaren som ett kvitto eller en bekräftelse på att vad vi mottagit.
När bearbetningen är klar överförs materialet till TAM-Arkivs databärare för långtidslagring. Dessa databärare är frånkopplade från elnät och internet, vilket garanterar hög säkerhet och energieffektiv lagring. TAM-Arkiv använder RDX, ett hållbart lagringsmedium med snabb åtkomst, för långtidsbevarande.
Slutligen förtecknas allt material i TAM-Arkivs arkivredovisningssystem, Klara, för att säkerställa att det är lätt att hitta och bevara på lång sikt. Metadata om leveranserna finns således bevarade i en extern databas för att underlätta återsökning. Filerna tilldelas serier och får utöver volymbeteckning ett stort D och en anmärkning om vilken RDX som lagrar dem.