Carl Mårn är en av grundarna av konsultbolaget Ways som är experter på dokumenthantering. Under TAM-Arkivs medlemsträff 29 november är han en av föreläsarna och kommer berätta om mer automatisk hantering av digitala dokument. Här kommer en försmak på vad han kommer tala om:

Enkelt beskrivet fokuserar Ways på att skapa ordning och reda i digitala miljöer. Något som låter enkelt i teorin, men är svårt i praktiken.

För Carl Mårn är det tydligt att utmaningen handlar om att lösa två uppgifter. För det första att få tekniken att automatisera dokumenthanteringen. För det andra att utmaningarna med digital arkivhantering är något som arkivansvariga i organisationer har koll på, det har inte gemene man.

Smartare att söka på etiketter än att leta i mappar

För allt fler organisationer har det blivit tydligt att dokumenthanteringen behöver fungera bättre än den gör idag. Numera lägger många ner flera timmar per arbetsvecka på att leta efter digitala dokument. Ofta finns dokumentet man behöver, problemet är att man inte vet i vilken mapp eller vad dokumentet heter. Det blir lätt dubbelarbete som att uppfinna hjulet på nytt.  

-När en person skapar digitala dokument och lägger in i mappar, är det ofta ganska enkelt för personen själv att hitta. Däremot blir det ofta snabbt problem när någon annan ska försöka hitta det en kollega skapat, konstaterar Carl Mårn.

Med den gigantiska tillväxten av digitalt material växer det här problemet snabbt. Det är ett problem i den dagliga verksamheten, men dessutom ett stort problem för arkivering och återsökning på sikt.

Automatisk gallring är en viktig del av smartare arkivhantering. För det behöver material ha en tydlig livscykel, som redan ska vara bestämd när materialet skapas.

-Det kan man inte få till enbart genom att strukturera material i mappar, konstaterar Carl Mårn.

Lösningen är att tagga material med etiketter på ett genomtänkt sätt redan när materialet skapas, då blir det möjligt att finna det blixtsnabbt.

Börja med att utgå från era regelverk

Redan idag finns det tvingande lagar och regler som organisationer måste följa. GDPR är ett sådant regelverk. Som fackförbund finns det tydliga efterlevandekrav.

Carl Mårn menar att det är viktigt att även utgå från kopplingen till arkivhanteringens roll för att få den dagliga verksamheten att fungera effektivare.

-Ett problem är att många som skriver dokumenthanteringsplaner ofta gör det på ett alltför teoretiskt sätt. Risken är att planerna blir skrivbordsprodukter. För att det ska fungera i det dagliga arbetet gäller det att utgå från hur dokumenten hanteras på riktigt i verksamheten, avslutar Carl Mårn.

Några reflektioner från Carl Mårn om digital dokumenthantering

Den typ av verksamhet som antagligen sköter sin dokumenthantering bäst är advokatbyråer. Hög sekretess och många återkommande ärenden är anledningar till detta. Advokatbyråerna har helt enkelt varit pionjärer inom det här.

Många kommuner är däremot exempel på organisationer, där det finns mycket kvar att göra med dokumenthanteringen. Anledningen till detta är att kommuner är stora organisationer med många olika delar. -Men olika delar av kommuner gör det olika bra, där det finns krav på högs sekretess fungerar det vanligtvis väl, säger Carl Mårn.

Sverige bedömer Carl Mårn ligga på samma nivå med den här utmaningen som många andra jämförbara länder.

– Däremot är vi traditionellt snabba på att ta till oss ny teknik och vår konsensuskultur gör att vi brukar analysera saker ordentligt, så jag tror att det som genomförs här vad gäller sådan här teknik, kommer att vara ordentligt testat, vilket är bra, avslutar han.  

Text: Lars Carlén