Fastställda av TAM-Arkivs styrelse 2026-09-10
Gäller från och med 2026-09-10
Ersätter tidigare riktlinjer beslutade 2018-09-10
1. Syfte och tillämpningsområde
Dessa riktlinjer fastställer de bestämmelser och principer som påverkar det uppdrag som uttrycks i §1 och §5 i föreningens stadgar.
Riktlinjerna gäller samtliga organisationer som är anslutna genom medlemskap i föreningen (”medlemmar”) eller genom depositionsavtal (”deponenter”).
2. TAM-Arkivs uppdrag och insamlingsområde
TAM-Arkiv tar i första hand emot arkiv från fackliga riksorganisationer, yrkesorganisationer och närstående sammanslutningar inom tjänstemanna- och akademikerområdet. Lokala och regionala arkiv tas normalt emot genom den centrala organisationen.
Direktleveranser från lokala eller regionala arkivbildare kan tas emot efter särskild bedömning, med hänsyn till materialets betydelse, TAM-Arkivs uppdrag och tillgängliga resurser.
3. Mottagandeform
Mottagandeformen är deposition. Med deposition avses att TAM-Arkiv förvaltar arkivet (bevarande och tillhandahållande) men att arkivbildaren förblir ägare till detsamma.
Överlåtelse som gåva kan undantagsvis medges från person eller organisation som inte längre är verksam och vars arkiv är av betydelse för tjänstemäns och akademikers historia.
4. Leveranser
Leveranser till TAM-Arkiv sker endast efter överenskommelse om till exempel tidpunkt och leveranssätt, struktur, metadata, personuppgifter samt, där det är tillämpligt, filformat och teknisk kontroll.
TAM-Arkiv tar emot arkivmaterial i pappersform och som digitala filer. Leveranser av digitala filer kan ske på extern hårddisk, optisk databärare eller genom filöverföring (FTP).
De leveransinstruktioner som är tillgängliga på TAM-Arkivs hemsida ska följas. TAM-Arkiv bistår i övrigt med råd och instruktioner inför leverans.
Transportkostnader i samband med leveranser betalas av medlemmen/deponenten.
Huvudregeln är att TAM-Arkiv arkiverar bevarandehandlingar som är äldre än 10 år. Yngre material kan arkiveras efter överenskommelse.
5. Bevarande, förvaring och arkivlokaler
TAM-Arkiv ska, i den utsträckning som är tillämplig för verksamheten, följa Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler. Eventuella avvikelser ska riskbedömas och hanteras inom ramen för TAM-Arkivs löpande bevarandearbete.
6. Tillgänglighet och tillståndsbelagda handlingar
Handlingar äldre än tio år är som huvudregel tillgängliga för forskning och annan användning, i TAM-Arkivs lokaler eller i form av kopior. Tillgängligheten kan begränsas genom avtal, särskilt skriftligt beslut från arkivägaren eller när materialet innehåller personuppgifter som kräver särskild prövning.
För tillståndsbelagda handlingar krävs skriftligt tillstånd från behörig företrädare för den medlem eller deponent som äger arkivet. Medlemmen eller deponenten ska skriftligen meddela TAM-Arkiv vilka personer som är behöriga att fatta sådana beslut. Ett tillstånd gäller i högst två år, om inte annat anges.
7. Personuppgifter och dataskydd
Det arkivmaterial som överlämnas till TAM-Arkiv kan i många fall innehålla känsliga personuppgifter, såsom uppgifter rörande facklig tillhörighet.
Personuppgiftsansvaret för arkivmaterial som överlämnas till TAM-Arkiv ska regleras i avtal mellan TAM-Arkiv och medlemmen eller deponenten. Avtalet ska klargöra parternas roller enligt dataskyddslagstiftningen, villkoren för behandling av personuppgifter, tillgängliggörande, säkerhet och eventuella begränsningar i åtkomsten till materialet.