Denna rekommendation ger övergripande råd när man ska förändra informationshanteringen vid en organisation.

Innehåll:

• Förstudie, beslut, förankring och projektstyrning
• Krav på systemstöd
• Upphandling
• Utveckling och införande
• Förvaltning inklusive teknisk drift

Pdf: TAM 1:2008 REKOMMENDATION – Vid förändring av ärende- och dokumenthantering

I denna skrift beskrivs hur man får en fungerande informationshantering inom organisationen och hur man undviker vanliga fallgropar. Detta är en komplett översyn av den gamla revisionen.

Innehåll:

• Skapa en organisation för informationsförvaltning
• Indela och avgränsa information till informationsområden
• Termer, begreppsmodeller, koder och förkortningar
• Dokumentera
• Förvalta framtagen dokumentation
• Informationskvalitet
• Informations- och IT-säkerhet
• Ramverk, standarder, lagkrav och teori

Pdf: TAM 2:2012 REKOMMENDATION – Informationsförvaltning

Denna korta skrift beskriver ett enkelt sätt att få en fungerande versionshantering av filer och dokument.

Innehåll:

• Revision och version
• Revisionshistorik
• Ansvar
• Filnamn
• Lagring av dokument
• Systemstöd

Pdf: TAM 3:2008 REKOMMENDATION – Versionshantering

Detta är en kort introduktion till vilka former av funktionalitet som ett IT-system bör ha för att få en fungerande arkivhantering. Exempelvis för att man i framtiden 1) ska kunna föra över information ur ett IT-system till ett nytt eller 2) inte få prestandaproblem. Introduktionen är riktad till både personal inom den egna organisationer och externa konsulter som tas in vid IT-utveckling.

Innehåll:

• Krav på IT-system
• Arkivfunktionalitet
• Vård av information
• Gallring
• Arkivexport
• Återsökning och arkivimport

Pdf: TAM 4:2010 REKOMMENDATION – Arkivfunktionalitet

I denna rekommendation görs en systematisk genomgång av vilka olika former av digitala format som bör användas för digital arkivering/långtidslagring. Dataformat, teckentabeller, filformat och containers berörs i rekommendationen.

Innehåll:

• Metod, urvalsprinciper, disposition och källor
• Organisationer som arbetar med digital arkivering
• Dataformat
• Teckentabeller
• Filformat

Pdf: TAM 5:2010 REKOMMENDATION – Format för långtidslagring

Denna rekommendation föreslår en struktur för hur information vid fackliga organisationer kan ordnas upp. TAM-Arkiv har tagit fram en gemensam informationsstruktur med utgångspunkt i våra medlemmars, de fackliga förbundens, typiska verksamhetsområden och tidigare famtagna dokumenthanteringsplaner. Denna tjänar som en grundläggande mall för att ta fram en specifik dokumenthanteringsplan för ett medlemsförbund.

Innehåll:

• Standarder och föreskrifter
• Struktur för dokumenthanteringsplan
• Metadata för handlingsslag och handlingstyper
• Gallringsanvisningar för handlingstyper

Pdf: TAM 6:2012 REKOMMENDATION – Struktur för dokumenthanteringsplan och gallringsanvisning 2.0

Om en medlemsorganisation vill leverera digitalt arkivmaterial eller få tillgång till tidigare levererat arkivmaterial beskriver denna instruktion hur det går till.

Innehåll:

• Åtkomst: beskrivning, villkor, procedur
• Leverans: villkor, finansiering, media, dokumentation
• Filformat: databaser, dokument, e-post, diarium, ärendehanteringssystem, webbplatser

Pdf: TAM 7:2011 INSTRUKTON – Instruktion för digital åtkomst och digitala leveranser till TAM-Arkiv

Till skillnad från ”TAM 7:2011” så riktar sig denna rekommendation till vanliga kontorsanvändare, utan större IT-kunskaper. I detta dokument beskrivs enklare former av digital arkivering, såsom arkivering av ordbehandlingsdokument eller fotografier.

Innehåll:

• Råd för enkel digital arkivering
• Praktiska exempel
• Arkivering av: vanliga kontorsdokument, fotografier, ljud och video, enkla hemsidor, email
• Om skanning och arkivering
• Tips på IT-verktyg

Pdf: TAM 8:2012 REKOMMENDATION – Digital arkivering för vanliga användare