Hur man hittar i en arkivförteckning
En arkivförteckning består vanligtvis av tre delar:
- inledning,
- innehållsförteckning, och
- förteckningsblad för varje serie.
|
|
|
Inledningen, eller historiken, som den kallas i förteckningsprogrammet Klara, är en kortfattad beskrivning av arkivbildaren och dess verksamhet. Här finns också övergripande information om arkivet, exempelvis lämpliga sökingångar o dyl som kan underlätta vid sökning i arkivet.
I innehållsförteckningen redovisas arkivets huvudrubriker, underrubriker och serier (läs mer nedan om rubriker och serier). Med hjälp av innehållsförteckningen kan man snabbt skapa sig en överblick över innehållet i arkivet.
För varje serie finns ett förteckningsblad som beskriver serien mer i detalj. Här redovisas varje volym med årtal för äldsta och yngsta handling samt eventuellt andra kommentarer om innehåll som kan underlätta vid sökning. Vanligast är att volymerna är sorterade efter kronologisk ordning med den äldsta först, men andra sorteringssätt förekommer också, t.ex. alfabetisk ordning.
I Klara arkivsök på nätet är samma information (inledning, innehållsförteckning och förteckningsblad) presenterad med ett annat utseende men efter samma logik:
|
|
|
Hur arkivets handlingar är redovisade
De flesta arkivförteckningar på TAM-Arkiv är uppbyggda enligt det s.k. allmänna arkivschemat. Det allmänna arkivschemat har ett antal huvudrubriker, som utgår från vilka typer av handlingar som finns i arkivet. Varje huvudrubrik har ett signum som består av en bokstav. Det allmänna arkivschemat är uppbyggt av följande rubriker:
A Protokoll och föredragningslistor
B Utgående handlingar
C Diarier
D Liggare och register
E Inkomna handlingar
F Handlingar ordnade efter ämne
G Räkenskaper
H Statistik
K Fotografier
Ö Övriga handlingar
Under dessa huvudrubriker sorteras de olika handlingstyperna in i olika serier. Om det finns flera serier som på något sätt hör ihop kan man samla dem under en underrubrik. I arkivförteckningen kan det t.ex. se ut så här:
A PROTOKOLL
A1 Kongressen
A1a Kongressprotokoll
A1b Kongresshandlingar
I ovanstående exempel är A PROTOKOLL en huvudrubrik, A1 Kongressen en underrubrik och A1a och A1b serier och det är här handlingarna finns.
I arkivförteckningen ger innehållsförteckningen en översikt över huvudrubriker och underrubriker (hur materialet är strukturerat), och förteckningsbladen innehåller information om serierna (arkivets innehåll). Inledningen/historiken kan ge ytterligare information om sökingångar till arkivmaterialet, och information om arkivets innehåll.