Det tillhör inte vanligheterna att för en arkivarie få förmånen att bege sig till en annan europeisk huvudstad i arbetet. I lite mer än fyra års tid har min morgonresa till jobbet bestått av en kortare resa med tunnelbanan till Liljeholmen, ett byte till tvärbanans linje mot Solna med slutdestination Alvik.

Förra måndagen är annorlunda. Jag slumrar till under en tidig taxiresa mot Arlanda, filtrerar bort ljudet från flygplansmotorerna med Brian Enos Music for Airports i öronen, åker taxi genom Bryssels morgontrafik där taxichauffören pekar ut olika EU-kontor samtidigt som han deklarerar sin skräck för Putins Ryssland. Efter en snabb incheckning på ett hotell i de centrala delarna av Bryssel och en kortare tunnelbanefärd i sepia så ringer jag på dörren till kommande veckans arbetsplats.

Här huserar LO, TCO och Saco:s gemensamma Brysselkontor. Här ska jag tillbringa fem dagar tillsammans med personalen för att förbereda leverans av deras arkiv till TAM-Arkiv samt se över och förbättra kontorets rutiner för dokumenthantering.

Brysselkontoret har som uppgift att bevaka samarbetet i Europeiska unionen och stödja organisationernas arbete för en europeisk politik som motsvarar fackmedlemmarnas intressen. I samma byggnad huserar även Tyska fackförbundens motsvarande Brysselkontor och ett utbildningsföretag från Italien. Det är öppet mellan våningarna och det är en aktiv, social och vänlig stämning mellan alla som rör sig i huset.

Brysselkontorets personal är engagerade och varje anställd har avsatt en stor del av veckans arbetstid tillsammans med undertecknad för arbete med arkivfrågor. I arkivlokalen – även kallad ”källaren” – yr dammet och en gemytlig källarlukt gör oss sällskap när vi inventerar pärmar, arkivboxar och diverse pappershögar, bereder dokument som ska levereras till TAM-Arkiv, rensar och sorterar ut handlingar som ska gallras. På kontoret diskuterar vi rutiner för arkivering och hur den löpande dokumenthanteringen fungerar, för var och en och på kontoret i sin helhet.

Merparten av informationen som Brysselkontoret hanterar idag är digital. Rutiner för dokumenthantering som implementerades för många år sedan har blivit föråldrad och osynligt ersatts av temporära och egna lösningar.  Det råder en osäkerhet över vad som ska bevaras, när och hur. Jag tror det är en relativ vanlig situation som Brysselkontoret befinner sig i, då den aktiva informationshanteringen fått ligga i träda för andra prioriterade åtaganden. Men att som Brysselkontoret gör – stanna upp och se över sina rutiner och peka ut en ny gemensam riktning – kommer att parera många framtida spörsmål gällande informationshanteringen.

Jag upplever hela tiden ett vaket intresse och en vilja från alla i personalen att förändra situationen. I stället för att vara en arkivarie som pekar med hela handen blir min roll mer ett bollplank till personalen, jag ställer frågor, de diskuterar, vi benar tillsammans ut oklarheter och kommer fram till förbättringsförslag. Personalen har oftast svaren själva, de är kunniga och engagerade.

Efter fem intensiva och roliga arbetsdagar reser jag hem sent på fredag kväll, berikad med nya erfarenheter som både personligen och i min yrkesroll.

Från vardagens Stockholm till ett intensivt uppdrag i Bryssel blev veckan ett bra exempel på hur arkiv- och informationshantering ständigt är i förändring. Hos Brysselkontoret finns både utmaningar och ett starkt engagemang, och med rätt stöd som från TAM-Arkiv finns goda förutsättningar att skapa hållbara rutiner för framtiden. Uppdraget visar att nyckeln inte bara ligger i struktur och regler, utan dialog, delaktighet och vilja till förbättring.