1. Kontakta TAM-Arkiv i god tid före leverans och meddela att ni vill leverera. Skriv till arkivet@tam-arkiv.se eller ring 08-54 54 15 60. Berätta hur mycket material det är, vilken typ av material och hur det är ordnat. Ange avsändare och funktion för kontaktperson. Observera att TAM-Arkiv endast tar emot gallringsbart material enligt särskild överenskommelse.
2. Till varje leverans behöver en ifylld och undertecknad leveransreversal bifogas.
3. När tid för leverans är överenskommen levererar arkivbildaren materialet till TAM-Arkiv. Arkivbildaren/medlemsorganisationen står för fraktkostnaden.
4. När leveransen är mottagen skickar TAM-Arkiv en kopia på leveransreversalen som fungerar som ett kvitto till arkivbildaren som bekräftelse på mottagen leverans.
Inför leveransen
Vid leveransen ska det medfölja en leveransreversal – en lista över levererade arkivalier. Se nedan för beskrivning av hur reversalen fylls i. Leveransreversal hittar du att ladda ner i högerspalten.
Information kring arkivet och arkivbildaren – t.ex. historik, arkivbeskrivning, tidigare arkivförteckningar, diarie-/dossiéplan är till stor hjälp vid återsökning och eventuellt framtida ordningsarbete.
Sekretess/tillståndsbelagt material
Vid överlämning av arkivmaterial är det viktigt att organisationen har tagit ställning till om handlingarna ska vara tillgängliga för forskning eller om det krävs tillstånd från organisationen. Arbetsskadeärenden är en vanlig handlingstyp där sekretess gäller.
Känsligt material ska tydligt märkas. Sekretessen bör vara tidsbestämd och kontaktperson på förbundet uppges.
Hur ska innehållet vara ordnat?
Materialet ska vara i ordnat skick som möjligt. Framtida sökningar i materialet blir mycket resurskrävande om det är oordnat.
Om leveransen innehåller flera olika arkivbildare (ex. olika klubbar, avdelningar, stiftelser) ska dessa arkivbildares material sorteras var för sig, och även ha varsin leveransreversal.
Till varje kolli/flyttkartong bifogas en leveransreversal som beskriver innehållet. Här anges namnet på arkivbildaren, och vilka serier av handlingar som leveransen omfattar. (Ex. kongressprotokoll, styrelseprotokoll, förhandlingsärenden, verksamhetsberättelser, pressklipp, korrespondens). Man anger också antal levererade volymer och den tidsperiod handlingarna omfattar.
Ange även eventuella avvikelser från ”normal” handläggning (t.ex. sekretess eller särskild hantering av andra skäl).
Exempel på hur reversalen fylls i:
