TAM-Arkiv har gett ut en serie av rekommendationer riktade till medlemsorganisationerna. Syftet med dessa rekommendationer är att ge handfasta råd och instruktioner för hur informationsförvaltningen och arkivhanteringen kan förbättras.
Även organisationerna som inte är medlemmar i TAM-Arkiv har åtkomst till rekommendationerna. Material ur rekommendationerna får citeras eller återanvändas så länge som ursprungskällan återges.
För frågor runt rekommendationerna går det bra att vända sig TAM-Arkivs arkivarier.
TAM 1 – Vid förändring av ärende- och dokumenthantering
Denna rekommendation ger övergripande råd när man ska förändra informationshanteringen vid en organisation.
Innehåll:
- Förstudie, beslut, förankring och projektstyrning
- Krav på systemstöd
- Upphandling
- Utveckling och införande
- Förvaltning inklusive teknisk drift
Pdf: TAM 1:2008 REKOMMENDATION – Vid förändring av ärende- och dokumenthantering
TAM 2 – Informationsförvaltning
I denna skrift beskrivs hur man får en fungerande informationshantering inom organisationen och hur man undviker vanliga fallgropar. Detta är en komplett översyn av den gamla revisionen.
Innehåll:
- Skapa en organisation för informationsförvaltning
- Indela och avgränsa information till informationsområden
- Termer, begreppsmodeller, koder och förkortningar
- Dokumentera
- Förvalta framtagen dokumentation
- Informationskvalitet
- Informations- och IT-säkerhet
- Ramverk, standarder, lagkrav och teori
TAM 3 – Versionshantering
Denna korta skrift beskriver ett enkelt sätt att få en fungerande versionshantering av filer och dokument.
Innehåll:
- Revision och version
- Revisionshistorik
- Ansvar
- Filnamn
- Lagring av dokument
- Systemstöd
TAM 4 – Arkivfunktionalitet
Detta är en kort introduktion till vilka former av funktionalitet som ett IT-system bör ha för att få en fungerande arkivhantering. Exempelvis för att man i framtiden 1) ska kunna föra över information ur ett IT-system till ett nytt eller 2) inte få prestandaproblem. Introduktionen är riktad till både personal inom den egna organisationer och externa konsulter som tas in vid IT-utveckling.
Innehåll:
- Krav på IT-system
- Arkivfunktionalitet
- Vård av information
- Gallring
- Arkivexport
- Återsökning och arkivimport
TAM 5 – Format för långtidslagring
I denna rekommendation görs en systematisk genomgång av vilka olika former av digitala format som bör användas för digital arkivering/långtidslagring. Dataformat, teckentabeller, filformat och containers berörs i rekommendationen.
Innehåll:
- Metod, urvalsprinciper, disposition och källor
- Organisationer som arbetar med digital arkivering
- Dataformat
- Teckentabeller
- Filformat
TAM 6 – Struktur för dokumenthanteringsplan och gallringsanvisningar 2.0
Denna rekommendation föreslår en struktur för hur information vid fackliga organisationer kan ordnas upp. TAM-Arkiv har tagit fram en gemensam informationsstruktur med utgångspunkt i våra medlemmars, de fackliga förbundens, typiska verksamhetsområden och tidigare famtagna dokumenthanteringsplaner. Denna tjänar som en grundläggande mall för att ta fram en specifik dokumenthanteringsplan för ett medlemsförbund.
Innehåll:
- Standarder och föreskrifter
- Struktur för dokumenthanteringsplan
- Metadata för handlingsslag och handlingstyper
- Gallringsanvisningar för handlingstyper
Pdf: TAM 6:2012 REKOMMENDATION – Struktur för dokumenthanteringsplan och gallringsanvisning 2.0
TAM 7 – Instruktion för digital åtkomst och digitala leveranser till TAM-Arkiv
Om en medlemsorganisation vill leverera digitalt arkivmaterial eller få tillgång till tidigare levererat arkivmaterial beskriver denna instruktion hur det går till.
Innehåll:
- Åtkomst: beskrivning, villkor, procedur
- Leverans: villkor, finansiering, media, dokumentation
- Filformat: databaser, dokument, e-post, diarium, ärendehanteringssystem, webbplatser
Pdf: TAM 7:2011 INSTRUKTON – Instruktion för digital åtkomst och digitala leveranser till TAM-Arkiv
TAM 8 – Digital arkivering för vanliga användare
Till skillnad från ”TAM 7:2011” så riktar sig denna rekommendation till vanliga kontorsanvändare, utan större IT-kunskaper. I detta dokument beskrivs enklare former av digital arkivering, såsom arkivering av ordbehandlingsdokument eller fotografier.
Innehåll:
- Råd för enkel digital arkivering
- Praktiska exempel
- Arkivering av: vanliga kontorsdokument, fotografier, ljud och video, enkla hemsidor, email
- Om skanning och arkivering
- Tips på IT-verktyg
Pdf: TAM 8:2012 REKOMMENDATION – Digital arkivering för vanliga användare