Stadgar för föreningen TAM-Arkiv

Antagna av årsstämman den 22 maj 2018

Ändamål

§ 1
TAM-Arkiv är en ideell förening utan vinstsyfte. Dess ändamål är:

att motta, förvara, vårda och tillhandahålla medlemmarnas och dem närstående organisationers handlingar (arkiv) samt att bistå dem i alla frågor om arkivbildning och dokumenthantering;

att tillgängliggöra bestånd och samlingar och i anslutning därtill främja kunskapsutveckling och kunskapsspridning rörande tjänstemän, akademiker och deras sammanslutningar.

Medlemskap

§ 2
Som medlem i föreningen kan, oberoende av centralorganisationstillhörighet, antas fackliga riksorganisationer för tjänstemän och akademiker samt dem närstående sammanslutningar.

Medlemmar antas av styrelsen.

§ 3
Utträde ur föreningen kan endast ske vid utgången av kalenderår. Förutsatt att begäran inlämnats till styrelsen senast den 31 mars medges utträde vid närmaste årsskifte. I annat fall består medlemskapet under det påföljande året.

§ 4
Av föreningsstämman fastställda medlemsavgifter ska betalas före utgången av februari.

§ 5
Medlemmarna skall iaktta de bestämmelser om och riktlinjer för arkivverksamheten som beslutas av behöriga föreningsorgan (stämma och styrelse).

Stämma

§ 6
Föreningens högsta beslutande organ är föreningsstämman. Ordinarie stämma skall hållas före maj månads utgång varje år.

Styrelsen kan inkalla extra föreningsstämma. Extra stämma skall också utlysas av styrelsen, om minst en tredjedel av medlemmarna med angivande av skälet skriftligt begärt det.

§ 7
Kallelse till ordinarie föreningsstämma skall vara skriftlig och utsändas minst 10 veckor i förväg.

§ 8
Till föreningsstämman har varje medlem rätt att utse ett röstberättigat ombud. Styrelsens ledamöter är röstberättigade utom i fråga om ansvarsfrihet.

§ 9
Motioner till stämman skall vara styrelsen tillhanda senast den 31 januari. Yttrande över motionerna ska tillsammans med övriga handlingar utsändas senast 4 veckor före stämman.

§ 10
Dagordningen vid ordinarie föreningsstämma ska ta upp följande ärenden:

1. Upprop av ombuden
2. Stämmans behörighet
3. Val av ordförande och sekreterare vid stämman
4. Fastställande av dagordning
5. Val av justerare tillika rösträknare
6. Styrelsens verksamhetsberättelse
7. Revisorernas berättelse
8. Fastställande av resultat- och balansräkningar jämte disposition av eventuellt över- eller underskott
9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter
10. Fastställande av förbundens medlemsavgift för nästföljande stämmoperiod
11. Val av styrelseordförande
12. Val av vice ordförande
13. Val av högst åtta styrelseledamöter
14. Val av en revisor och en revisorssuppleant samt beslut om anlitande av auktoriserad revisionsfirma
15. Val av valberedning
16. Förslag från styrelsen
17. Motioner

§ 11
Vid omröstning blir det förslag gällande som samlar fler än hälften av antalet avgivna röster, om inte annat stadgas särskilt. Nedlagda röster anses ej avgivna.

§ 12
Vid omröstning i stadgefrågor blir det förslag gällande som samlar minst två tredjedelar av antalet angivna röster. Nedlagda röster anses ej avgivna.

§ 13
Omröstning ska vara sluten om det begärs.

Styrelse

§ 14
Styrelsen utgörs av ordföranden, vice ordföranden och högst åtta ledamöter som väljs av stämman. De stämmovalda ledamöterna utses för ett år.

Styrelsen kan adjungera en personalrepresentant. Styrelsen får, med yttrande- och förslagsrätt, utse högst tre expertledamöter. Dessa ska inta en framstående ställning inom arkivväsendet eller inom den högre utbildningen och forskningen.

Styrelsen är behörig när ordförande eller vice ordförande och minst fyra av de stämmovalda ledamöterna är närvarande. Vid omröstning gäller den mening varom flertalet är ense eller vid lika rösttal den mening som biträds av sammanträdets ordförande.

§ 15
Styrelsen skall handha föreningens samtliga angelägenheter i den mån inte annorlunda bestämts i dessa stadgar.

I frågor som inte gäller verksamhetsplan och budget, tillsättning av tjänsten som arkivchef och instruktion för denne, eller som eljest är av övergripande eller principiell betydelse kan styrelsen överlåta beslutanderätt i visst ärende eller typ av ärende till arbetsutskott, presidium eller liknande organ. Dess uppgifter ska framgå av arbetsordning för styrelsen.

Styrelsen skall före februari månads utgång se till att föregående kalenderårs räkenskaper avslutas och ställs till revisorernas förfogande.

§ 16
Styrelsen skall anställa respektive entlediga chef för TAM-Arkiv samt utfärda instruktion för denne. Styrelsen kan därvid överlämna befogenhet till chefen, vilken eljest ankommer på styrelsen.

Valberedning

§17

TCO och Saco lämnar som centralorganisationer ett gemensamt förslag till valberedning. Valberedningen består av minst en person från vardera TCO- och Sacosfärerna. Om fler än två personer föreslås skall fördelningen mellan TCO- och Sacosfärerna vara lika.

Räkenskaper och revision

§ 18
Räkenskaperna skall avslutas per 31 december varje år.

Styrelsens förvaltning och föreningens räkenskaper skall granskas av två revisorer, en förtroendevald och en auktoriserad, utsedda av ordinarie föreningsstämma. Granskningen för föregående år skall vara fullgjord före utgången av mars.

Upplösning

§ 19
Beslut om föreningens upplösning måste fattas vid två på varandra följande ordinarie föreningsstämmor. Vid omröstning gäller § 12.